企業のお客様コラム

【特別寄稿】社会人1年目のビジネス英語

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1.はじめに

社会人1年目のみなさんは、ついこの間まで大学生だったという人が多いのではないでしょうか。

 

大学の時、英語を使う機会はありましたか?英語で仕事をすることを進路に選んだのであれば、留学経験がある人も少なくないでしょう。これまで、日本の大学でネイティブの英語の先生、または、留学先でのホストファミリーやクラスメイトなど、さまざまな人たちとの出会いがあったと想像します。卒業後、いよいよ社会人になって英語で仕事をする。この経験は今までと全く異なった質のものになるでしょう。

 

なぜなら、ビジネスになると、相手にとってみなさんは「交渉相手」「協働相手」になるからです。これは大きな違いです。なぜなら、ビジネスの場では、「気持ちよくコミュニケーションが行えること」「素早く、的確に情報交換ができること」「信頼関係が築けること」など、さまざまなことが相手から期待され、求められるからです改めて書いてしまうと、とてつもなく難しいことのように感じますが、コツさえ分かれば意外と簡単なものです。

 

次節から、メール、プレゼンテーション、雑談、それぞれの状況に分けてそのコツをお伝えします。 

2.ビジネス英語メールの型を知ろう

先日、面白い投稿をFacebookで見ました。

 

 

“Different Email Attitude”というタイトルで、二つのEmailが比較されているのですが、左は “Japanese Email”とあり、季節の挨拶や先週のお礼などに続いて最後に要件が来る長い文章が、右は “Singapore Email”とあり、要件とThanks!しかない数行の短い文章でした。ここまで極端ではないにせよ、特徴をうまく捉えている投稿でした。日本でもビジネスメールは簡潔に、と言われつつも、丁寧さを求めて前置きが長くなりがちです。一度、「ビジネスメール 書き方」、 “business email how to write”などのキーワードで検索して、それぞれのテンプレートを比較してみてください。

 

 英語ではメールの目的や要件が文のはじめにきて、最後に少しだけお礼や追加情報というパターンが多いことに気づくはずです。日本語の型と英語の型、どちらが正しいということではないですが、違いがあるということを知っておけば、重要な案件は英語のシンプルな書き方に合わせるというように臨機応変に型を使い分けられますね。

 

引用元URL: https://www.facebook.com/evacomics

3.プレゼンテーションでは相手の質問やコメントに備えよう

英語でプレゼンテーションはもう経験されましたか?大勢の前で発言を求められる機会はいつでも緊張するものです。そのため、自分が発表する内容については事前練習をするといった人が多いようです。

 

しかし実は、プレゼンテーションより難しいのは、終了後、相手から予期せぬ質問やコメントをもらう時です。メールでのコミュニケーションとプレゼンテーションが決定的に異なるのは、瞬時に聴衆からの発言やコメントに対してこちらが適切な返答をしなければならないところです。例えば、相手の質問やコメントに対してお礼を述べる時、相手の誤解を解く時、質問内容が分からなくて確認する時などは、どのように英語で答えればいいのでしょうか。

 

英語でのプレゼンテーションとなると、自分が話すことばかりが準備の中心になってしまいがちなので、質問や相手からのコメントを想定して、練習しておくと、よりリラックスしてプレゼンテーション当日を迎えることができます。

 

4. 雑談はポリティカル・コレクトネスに気をつけて楽しもう

ビジネスの場では、移動中や会議の前後など、ふとした瞬間に相手と英語で雑談をする機会が訪れます。

 

雑談は相手のことを知ったり、共通点を見つけたりできるビジネスにとっても有益な時間になることがあります。ビジネスの相手には様々なアイデンティティや価値観を持った人がいますので、政治・宗教・容姿・ジェンダー・収入・年齢などの話題は避けることをおすすめします。ポリティカル・コレクトネスを守りながら、相手と心地よい会話ができるよう、得意なトピックをいくつか考えてみましょう。

5. おわりに

これまでビジネス英語のコツをご紹介してきましたが、最後にもう一つだけ。周囲を見て、英語で格好良く仕事をしている上司や先輩を見つけてください。身近な目標を見つけることは、英語を学ぶ上で大切です。その人たちがよく使うフレーズなどを真似てみるのもいいでしょう。あとは場数をこなすだけ。自分を信じてがんばってください。

執筆者紹介​ABOUT THE WRITER 

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出口朋美氏​

近畿大学法学部法律学科教養・基礎教育部門准教授

 

追手門中学・高校、大阪樟蔭女子大学、近畿大学法学部非常勤講師、大阪大学大学院工学研究科留学生相談部(現・国際交流推進センター)助教を経て現在に至る。同志社女子大学学芸学部英語英文学科卒業、関西大学大学院外国語教育学研究科博士課程前期課程・同後期課程修了。博士(外国語教育学)。主要論文は「実践共同体としての大学寮における留学生と日本人学生の対人関係 」(多文化関係学会第5号、八島智子氏との共著)、「国際ボランティア参加者の学びのプロセス:相互作用と活動への参加モードの変化から」(異文化コミュニケーション第20号)など。書籍に『入社1年目のビジネス英語大全』(株式会社ジャパンタイムズ出版、小坂貴志氏との共著)がある。

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